ORGANIGRAMA

· Establece la política y objetivos de calidad, así como los pasos a seguir para la mejora y superación de dichos objetivos.

· Revisa el Sistema de Calidad una vez al año como mínimo.

· Comprueba los informes de auditorías internas y externas.

· Aprueba el Manual de Calidad, los protocolos y los procedimientos antes de su distribución.

· Cursos FOAP, reciclaje i Formación Continua:

ü Presenta los Cursos FOAP, reciclaje i de Formación Continua, así como las normas y funcionamiento del Centro.

ü Asiste a las reuniones: Promotor-Dirección-Clase.

· Prepara, revisa y firma los presupuestos y proyectos de formación para empresas y asociaciones de los cursos de idiomas.

· Aprueba el acta de planificación.

· Designa Representante de Calidad al Control de Calidad.

· Abre un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

Adjuntos a dirección (Vicky y Ferran)

· Realiza el estudio de las necesidades formativas de la zona en colaboración con otras entidades de la ciudad:

ü Alumnos en paro.

ü Alumnos de reciclaje (en activo).

ü Jóvenes

· Prepara, revisa y firma los presupuestos y proyectos de formación para empresas y asociaciones de los cursos de idiomas.

· Cursos FOC, reciclaje y Formación Continua:

ü  Estudia la convocatoria y selecciona los cursos a solicitar.

ü  Prepara la solicitud y la tramita según requisitos del DOGC (en el caso de los cursos de parados)

ü Se encarga de la captación de alumnos cursos FOC, reciclaje y Formación Continua a través de diversos medios.

ü Tramita la documentación que genera el desarrollo de estos cursos a los organismos correspondientes.

ü Analiza y toma las medidas necesarias para resolver las modificaciones que pueda haber sobre los cursos FOC, Formación Continua y reciclaje.

ü  Establece los canales necesarios y realiza las gestiones correspondientes con IDFO y CCC para la obtención de cursos de Formación Continua.

· Busca nuevos yacimientos de formación en las empresas.

· Define las funciones, responsabilidades y autoridad de cada puesto de trabajo en el documento Perfil profesional de puestos de trabajo.

· Revisa los informes trimestrales de incidencias e informes de acciones.

· Revisa los informes de las encuestas de satisfacción de los alumnos.

· Revisa las propuestas de formación.

· Informa y entrega la documentación del sistema de calidad a todo el personal del centro, así como a las nuevas incorporaciones.

· Redacta el informe de conclusiones y acciones de mejora del sistema de calidad.

· Convoca reuniones para informar de los resultados de la revisión.

· Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

Coordinador de Calidad (Dunya)

· Recopila y prepara:

ü Informes de auditorias internas y externas

ü Objetivos de calidad del periodo en revisión

ü Estudio de los informes trimestrales de incidencias y acciones

ü Propuestas formativas

· Realiza copias de cada documento, indica al cargo al cual va dirigido el documento, prepara el comprobante y distribuye las copias.

· Convoca reuniones en nombre de Dirección a través de las cuales:

ü Estimula la mejora continua

ü Comunica la importancia de cumplir las normas y reglamentos según el nivel de calidad exigido.

· Establece un plan de calidad ante cualquier cambio realizado por la organización.

· Establece un sistema de calidad.

· Informa a dirección sobre la evolución del sistema y las necesidades de recursos y hace un seguimiento del mismo para garantizar su funcionamiento a nivel operativo.

· Promueve actuaciones que aumenten el nivel de conocimiento y cumplimiento de requisitos de nuestros clientes.

· Redacta y firma el Manual de Calidad y los procedimientos que afecten a su área.

· Recopila y prepara:

ü  Informes de auditorias internas y externas

ü  Objetivos de calidad del periodo en revisión

ü  Estudio de los informes trimestrales de incidencias y acciones

ü  Informe de los resultados de las encuestas de satisfacción del alumno

ü  Propuestas formativas

· Controla la implantación de las acciones de las propuestas en el informe de revisión y archiva el informe de revisión.

· Analiza las incidencias y decide si es necesario abrir Informe de Acciones.

· Abre un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

Coordinador de informática (Vicky)

      · Colabora en la selección de alumnos.

      · Prepara, revisa y firma los presupuestos y proyectos de formación para empresas y asociaciones.

      · Realiza la previsión de cursos para alumnos de formación privada de informática.

      · Analiza, resuelve y comunica a los interesados cualquier modificación de datos.

      · Redacta los procedimientos y los protocolos relacionados con los cursos de informática y firma los documentos.

      · Prepara las fichas de mantenimiento de ordenadores y material informático de las aulas, así como los extintores y aires acondicionados.

      · Comprueba que el material (dossiers, proyector, impresoras) estén en buenas condiciones de uso.

      · Revisa los exámenes trimestrales.

      · Revisa los Informes de evaluaciones en febrero y junio.

      · Prepara las encuestas de satisfacción en noviembre y junio, y revisa los resultados.

      · Prepara el programa y la temporalización de los cursos antes del inicio de los mismos.

      · Hace la valoración final de los cursos.

      · Analiza las incidencias técnicas y decide si es necesario abrir un Informe de Acciones.

      · Soluciona las incidencias del profesorado que no afectan al desarrollo general de las acciones formativas, y hace un seguimiento de las mismas. 

      · Valora trimestralmente los Informes de Incidencias, tanto los de alumnos como los de profesores y decide las acciones a emprender.

      · Analiza las incidencias y decide si es necesario abrir un Informe de Acciones.

      · Explica a los profesores nuevos dónde encontrar el material para su uso, dónde guardar las listas de asistencia, las hojas de control semanal, y el funcionamiento del departamento.

· Colabora en la selección de alumnos.

· Compra los libros necesarios para la impartición de las clases.

· Realiza previsión de cursos para alumnos de formación privada de idiomas.

· Analiza, resuelve y comunica a los interesados cualquier modificación de datos.

· Redacta los procedimientos y los protocolos relacionados con los cursos de idiomas y firma los documentos.

· Comprueba que el material (libros, diccionarios, videos y DVDs, y los reproductores correspondientes) estén en buenas condiciones de uso.

· Prepara y revisa los exámenes trimestrales de la formación privada de idiomas.

· Revisa los Informes de evaluaciones en febrero y junio.

· Prepara las encuestas de satisfacción en noviembre y junio, y revisa los resultados.

· Prepara el programa y la temporalización de los cursos antes del inicio de los mismos.

· Hace la valoración final de los cursos.

· Analiza las incidencias técnicas y decide si es necesario abrir un Informe de Acciones.

· Soluciona las incidencias del profesorado que no afectan al desarrollo general de las acciones formativas, y hace un seguimiento de las mismas.

· Valora trimestralmente los Informes de Incidencias, tanto los de alumnos como los de profesores y decide las acciones a emprender.

· Analiza las incidencias y decide si es necesario abrir un Informe de Acciones

· Explica a los profesores nuevos dónde encontrar el material para su uso, dónde guardar las listas de asistencia, las hojas de control semanal, y el funcionamiento del departamento.

· Abre un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

Profesores de inglés:

· Presentan del curso, explica el temario y el sistema de trabajo.

· Entrega de material el primer día de classe del alumno (si hay algun sobrante de mochilas/carpetas/libretas/bolis, los devuelve a la Responsable de atención al cliente; en caso de ser un libro, lo devuelve a la biblioteca y avisa al coordinador).

· Pasan diariamente lista de asistencia a través de la plataforma Schoology.

· Avisan a la responsable de atención al cliente si un alumno lleva dos días sin asistir a clase.

· Hacen constar lo que se ha impartido cada día a través de la plataforma “Schoology”.

· Suben los materiales pertinentes a la plataforma Schoology para que los alumnos puedan acceder cuando quieran.

· Corrigen los exámenes.

· Realizan informes sobre el progreso y rendimiento del alumno.

· Al final del 1er. y del último trimestre, el profesor se encarga de hacer llegar una encuesta de satisfacción a los alumnos (a través de la plataforma Schoology).

· Entregan y explican las hojas informativas y de pre-inscripción.

· Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

· Informan a la Coordinadora de Idiomas de cualquier incidencia con los alumnos y lo anotan en el Informe de Incidencia.

· Documentan las propuestas de mejora en “Informe de incidencias_mejora”

· Cursos FOC, reciclaje y Formación continua:

ü  Presentan el curso, normas y funcionamiento del Centro (Manual d’acollida alumnes).

ü  Explican el programa y horario del curso conjuntamente con el Coordinador de Idiomas /Adjunto a dirección / dirección, y siguiendo las instrucciones del organismo correspondiente.

ü Cumplimentan la documentación necesaria a lo largo del curso, siguiendo las instrucciones del organismo correspondiente.

ü Preparan los exámenes/tests y los corrigen.

ü Elaboran la Memoria del Curso.

ü Avisan a la responsable de atención al cliente si un alumno lleva dos días sin asistir a clase.

ü Hacen constar lo que se ha impartido cada día a través de la plataforma “Schoology”.

ü Suben los materiales pertinentes a la plataforma Schoology para que los alumnos puedan acceder cuando quieran

ü Firman las Listas de Control de Asistencia.

ü Comprueban la correcta cumplimentación de la documentación.

ü Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

ü Informan al Coordinador correspondiente de cualquier incidencia con los alumnos y lo anotan en el Informe de Incidencia.

ü Documentan las propuestas de mejora en “Informe de incidencias_mejora”

ü Si hay algun sobrante de mochilas/carpetas/libretas/bolis, los devuelve a la Responsable de atención al cliente; en caso de ser un libro, lo devuelve a la biblioteca y avisa al coordinador.

Profesores de informática:

ü Presentan el curso y explica el temario y sistema de trabajo.

o Entrega de material el primer día de classe del alumno (si hay algun sobrante de mochilas/carpetas/libretas/bolis, los devuelve a la Responsable de atención al cliente; en caso de ser un libro, lo devuelve a la biblioteca y avisan al coordinador).

ü Pasan diariamente lista de asistencia.

ü Rellenan hojas de control semanal.

ü Preparan los exámenes trimestrales.

ü Corrigen los exámenes trimestrales.

ü Rellenan y firman los informes sobre el progreso y rendimiento del alumno.

ü Al final del 1er. y del último trimestre el profesor pasa una encuesta de satisfacción a los alumnos.

ü Entregan y explican las hojas informativas y de pre-inscripción a los alumnos.

ü Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

ü Informan a la Coordinadora de Informática de cualquier incidencia con los alumnos y lo anota en el Informe de Incidencias_mejora.

ü Documentan las propuestas de mejora en “Informe de incidencias_mejora”

· Cursos FOC, reciclaje y Formación continua:

ü Presentan el curso, normas y funcionamiento del Centro (Manual d’acollida alumnes).

ü  Explican el programa y horario del curso conjuntamente con el Coordinador de Idiomas /Adjunto a dirección / dirección, y siguiendo las instrucciones del organismo correspondiente.

ü Cumplimentan la documentación necesaria a lo largo del curso, siguiendo las instrucciones del organismo correspondiente.

ü Preparan los exámenes/tests y los corrigen.

ü Elaboran la Memoria del Curso.

ü Avisan a la responsable de atención al cliente si un alumno lleva dos días sin asistir a clase.

ü Hacen constar lo que se ha impartido cada día a través de la plataforma “Schoology”.

ü Suben los materiales pertinentes a la plataforma Schoology para que los alumnos puedan acceder cuando quieran

ü Firman las Listas de Control de Asistencia.

ü Comprueban la correcta cumplimentación de la documentación.

ü Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

ü Informan al coordinador correspondiente de cualquier incidencia con los alumnos y lo anotan en el Informe de Incidencia.

ü Documentan las propuestas de mejora en “Informe de incidencias_mejora”

ü Si hay algun sobrante de mochilas/carpetas/libretas/bolis, los devuelve a la Responsable de atención al cliente; en caso de ser un libro, lo devuelve a la biblioteca y avisa al coordinador.

Responsable de atención al cliente

Formación privada:

ü  Atiende a los alumnos y/o representantes legales de los mismos.

ü  Concierta día y hora con los alumnos con conocimientos previos para la prueba de nivel de inglés o alemán, previa consulta a la Coordinadora de idiomas.

ü  Cumplimenta el Full de matriculació junto con el alumno.

ü  Comprobación datos matriculación.

ü  Introducción de datos al ordenador:

· CRM

· GIA en el caso de FOAP.

· Conforcat en el caso de Formación continua para trabajadores de oferta.

· Fundación Tripartita en el caso de Formación para trabajadores de demanda.

ü  Modificación de datos personales de alumnos antiguos en caso de cambio.

ü  Entrega a los alumnos las carpetas con material (en caso que no lo haya hecho el profesor).

ü  Acompaña a los alumnos nuevos a sus aulas y también en caso de cambio de aula o profesor.

ü  A lo largo del curso escolar, entrega de las hojas informativas y pre-inscripción para que los profesores las entreguen y expliquen a sus alumnos.

ü  Recoge las pre-inscripciones y cumplimenta la matriculación.

ü  Entrega a los alumnos los informes que no haya entregado el profesor.

ü  Entrega y registro de diplomas.

ü  Control de bajas y altas de alumnos.

ü  Seguimiento de las ausencias sin justificar de los alumnos.

ü Introduce los datos de las solicitudes en un Excel

ü Llama o envía un mail a las personas que han rellenado las solicitudes cuando tengamos los cursos en los que están interesados disponibles.

ü Control del material (mochilas, bolis, stock de libros, libretas, carpetas, ...)

ü Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

FOAP y Formación Continua:

ü Recoge la documentación requerida (fotocopia DNI, nómina o recibo autónomo y cartilla NASS).

ü Cumplimenta las Fichas de los alumnos y, en el caso de Formación Continua, el Anexo 1.

ü Prepara las carpetas con el material necesario para su entrega el primer día de clase.

ü Prepara las listas de alumnos (S-20) y las de control de asistencia (S-30).

ü Prepara el documento de recepción de material al inicio del curso.

ü Al inicio de curso, prepara y entrega el calendario, el manual/libro, la mochila y el “Manual d’acollida” a los alumnos.

ü Prepara el documento de recepción de diploma y realización del curso al final del mismo.

ü Prepara la Ficha Técnica del Aula y la Ficha del Curso, así como el cartel del aula y el calendario del curso.

ü Convocar a los alumnos con la antelación suficiente de manera previa al inicio de los cursos para hacer la sesión informativa y en su caso, la prueba de nivel y/o la prueba de acceso. En caso de falta de alumnos, contactar con los técnicos de seguimiento del SOC para solicitar la derivación de alumnos.

ü Hacer la baremación antes del inicio del curso.

ü De manera previa al inicio del curso, realizar el calendario, el programa del curso, las fichas de expertos, compulsar una copia de la documentación del experto, y seguro de accidentes. Seguidamente, pedir la autorización del inicio del curso.

ü Comprobar que todos los alumnos son DONO y en caso de no serlo, pedir su inmunización. Dar de alta a los alumnos.

ü Introducir a los expertos y pedir autorización de estos a los técnicos de seguimiento del SOC.  

ü Antes del inicio del curso, informar las sesiones en el Gia y cuadrar horarios.

ü Hacer certificados de realización, bajo petición del alumno.

ü Tramita la solicita ayudas y becas de los alumnos.

ü Pasar las asistencias diarias.

ü Cada mes, generar la documentación mensual y registrar en la oficina del SOC.

ü Al cerrar los cursos, resincronizar el GIA con el Qbid para que se puedan gestionar las practicas (a partir de aquí se encarga la Orientadora laboral).

ü Al finalizar los cursos, comprueba la asistencia de los alumnos y hace el resumen final de la misma.

ü Pasa los cuestionarios de satisfacción a los alumnos al finalizar el curso; en el caso de los cursos de FOAP, una a mitad de curso y otra al finalizar.

ü Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

Fundación Tripartita

ü Realiza el control administrativo de la gestión de los cursos de acuerdo a las instrucciones de la Fundación Tripartita.

ü Informar a la FT del inicio del curso, a través de GESFORMA

ü Informa a la Coordinadora de calidad y al tutor de posibles incidencias en el inicio de los cursos.

ü Controla que todos los tutores contacten con sus alumnos al menos una cada quince días.

ü Informa de la finalización del curso a la Fundación Tripartita a través del aplicativo y presenta el desglose de los costes formativos soportados por la empresa.

ü Se encarga de recordar a la responsable que haga llegar la factura al cliente y hace el seguimiento de la misma.

ü Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.

Orientador/a laboral:

ü Conocer los recursos formativos, educativos y laborales de la zona.

ü Atender a las personas que buscan empleo, contribuyendo a mejorar su ocupabilidad.

ü Planificar itinerarios profesionales junto con el demandante.

ü Impartir módulos y talleres sobre habilidades y técnicas para fomentar la búsqueda de trabajo.

ü Ofrecer a personas que buscan empleo herramientas útiles para la búsqueda de empleo.

ü Ayudar a tomar decisiones individuales ante el mercado laboral adaptando la información al usuario, teniendo en cuenta las características y atributos personales.

ü Ayudar a que la persona que busque trabajo tenga un adecuado manejo de las relaciones y presiones interpersonales

ü Ayudar a modificar, y en su caso extinguir, las actitudes inadecuadas hacia la búsqueda de trabajo, como pueden ser: problemas personales, déficits de información, déficits de habilidades, falta de motivación o motivación negativa, conductas inadecuadas, reglas verbales poco prácticas, inoportunidad, ansiedad.

ü Ayudar a que el demandante conozca sus habilidades, aptitudes y destrezas de un modo realista.

ü Promover colectivos desfavorecidos en el mercado de trabajo.

ü Motivar e informar al usuario en la realización de su plan de empresa en caso de que quiera ser emprendedor.

ü Recibir ofertas de empleo, gestionarlas, preseleccionar candidatos, enviarlos a la empresa o, en su defecto, al prospector de empresa, y realizar seguimientos de todo el proceso.

ü Custudiar el expediente de los usuarios.

ü Elaborar la documentación que el usuario necesita presentar ante diversos organismos.

ü Registro, manejo y seguimiento de datos (SIPE/SEPE/GAL·LILEU)

ü Realización de Informes y memorias

ü Abren un ticket en caso de necesitar soporte informático, llevarse material prestado, necesitar material y/o componentes, querer hacer una breve propuesta de mejora, o haber detectado algún tipo de riesgo.